Absences

Le module Absences (groupe Effectif) dit qui est absent, qui le sera, et garde l’historique du service. Chaque agent déclare les siennes ; l’encadrement voit le tableau d’ensemble et, si le service l’exige, valide.

Le module travaille dans le service courant (sa pastille est affichée à côté du titre) : change de service avec le sélecteur de service pour voir les absences d’un autre.

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Les absences en cours et à venir

Déclarer une absence

1. Clique sur Déclarer une absence.
2. Choisis le Premier jour et le Dernier jour (inclus). Les jours suivent le calendrier et le fuseau horaire de l’organisation ; le nombre de jours s’affiche sous les dates. Une absence dure un an au plus.
3. Donne un Motif (« Vacances, raisons personnelles, formation… », mille caractères au plus).
4. Choisis Qui voit le motif : Tout le service ou Encadrement seulement. Les dates restent toujours visibles du service ; seul le motif peut être réservé.
5. Clique sur Déclarer.

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Déclarer une absence

Si le service exige une validation, le formulaire te dit qui validera (« Ton absence sera validée par : … ») et l’absence reste En attente jusqu’à la décision.

Deux absences d’un même membre ne peuvent pas se chevaucher : une nouvelle absence (ou de nouvelles dates) qui empiète sur une absence en attente ou validée est refusée. Prolonge plutôt l’absence existante.

Tu peux aussi déclarer une absence depuis Discord, avec la commande /absence : mêmes règles, même validation.

Prolonger ou annuler

Dans Mes absences, clique sur Modifier à côté d’une absence pour la prolonger, la raccourcir, corriger son motif ou changer qui le voit. Changer les dates d’une absence validée la renvoie en validation (« Changer les dates la renvoie en validation »). Annuler l’absence, en bas du panneau, se fait en maintenant le bouton appuyé ; tu peux revenir en arrière juste après. Une absence annulée reste dans l’historique avec le statut Annulée. Une absence refusée ou annulée ne se modifie plus.

Avec Absences › Gérer les absences des autres, le même bouton Modifier apparaît sur les absences des membres de grade inférieur au tien (dans En cours et à venir et Historique) : le panneau s’intitule alors « Absence de … ».

Les vues

Onglet	Contenu	Qui le voit
En cours et à venir	Absents aujourd’hui et À venir (les absences refusées n’y figurent pas)	tous ceux qui ouvrent le module ; sans Voir les absences du service, seulement tes propres absences
Mes absences	tes absences, à modifier ou annuler	Absences › Déclarer ses absences
À valider	les absences qui attendent ta décision : Valider ou Refuser ; l’onglet affiche leur nombre, « À valider (3) »	les grades désignés et les administrateurs
Historique	toutes les absences du service, des plus récentes aux plus anciennes	Absences › Voir les absences du service ou Gérer les absences des autres
Réglages	la validation des absences	Absences › Régler la validation

Chaque liste affiche 20 absences à la fois, avec leur nombre ; Afficher plus charge la suite. Chaque absence indique ses dates, sa durée, son motif (ou « Motif réservé à l’encadrement »), son statut s’il n’est pas validé, et, le cas échéant, « Déclarée par … » et « Décision de … ». Son bouton Exporter en fait un PDF ou une image (voir Export PDF et image).

Un clic sur une notification d’absence ouvre directement l’absence concernée, dans le bon onglet.

Un membre absent aujourd’hui porte le badge Absent dans l’effectif et sur sa fiche (« Absent jusqu’au … »). Sa fiche montre aussi un bloc Absences avec ses dernières absences dans le service.

Qui voit le motif

Un motif réservé à l’Encadrement seulement reste visible de l’agent lui-même, des grades qui ont Absences › Gérer les absences des autres, des grades qui valident et des administrateurs. Les autres voient les dates et « Motif réservé à l’encadrement ».

La validation

Par défaut, une absence déclarée compte aussitôt. Dans Réglages (carte Validation des absences), active Exiger une validation et coche les Grades qui valident. Tant qu’aucun grade n’est coché, aucune validation n’est demandée (« Choisis au moins un grade »). Couper l’interrupteur retire les grades cochés.

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Exiger une validation et choisir les grades qui valident

• Un membre ne valide jamais sa propre absence : l’absence d’un gradé qui valide attend un autre valideur (seul un administrateur voit la sienne validée aussitôt).
• Une absence déclarée ou modifiée par un valideur pour un autre membre est validée aussitôt.
• Les grades désignés reçoivent une notification à chaque nouvelle absence (et à chaque changement de dates qui la renvoie en validation) ; l’agent en reçoit une à la décision.

Valider ou refuser ne demande pas de permission : il suffit d’appartenir à l’un des Grades qui valident, ou d’être administrateur.

Note

Si Discord est relié au service, les absences peuvent être publiées dans un salon ; une absence prolongée modifie son message, une absence annulée y est retirée.

Permissions

Permission	Ce qu’elle permet	Par défaut
Absences › Voir les absences du service	le tableau des absences de tous les membres et l’historique	tous les grades
Absences › Déclarer ses absences	poser, prolonger ou annuler ses propres absences ; l’onglet Mes absences	tous les grades
Absences › Gérer les absences des autres	modifier ou annuler l’absence d’un membre de grade inférieur ; voir les motifs réservés	encadrement et plus
Absences › Régler la validation	l’onglet Réglages : activer la validation et choisir les grades qui valident	commandement

Sans Déclarer ses absences ni Gérer les absences des autres, le bouton Déclarer une absence reste visible mais verrouillé, avec un cadenas et l’aide « Réservé : … ». Le détail est dans Les permissions.

Toutes les déclarations, modifications, annulations, restaurations et décisions, ainsi que les changements de réglage, sont inscrites au journal d’audit.