DocumentsNouveau
La bibliothèque du service (procédures, règlements, guides avec versions et confirmation de lecture), les modèles de documents à émettre et les documents émis : numérotés, signés, figés et vérifiables par un code.
Le module Documents (groupe Service) réunit trois choses :
- la bibliothèque du service : procédures, règlements, guides, notes de service ;
- les modèles : des documents à émettre (certificat médical, convocation, procès-verbal…), que ton organisation crée elle-même ou installe depuis un pack de départ ;
- les documents émis : un modèle rempli pour une personne ou un dossier, numéroté, signé, figé, et vérifiable par un code, même par un autre service.
Il est activé par défaut dans tous les services. Chaque onglet n’apparaît qu’avec la permission qui l’ouvre (voir plus bas).
documentsLa bibliothèque
Section intitulée « La bibliothèque »Choisis la Portée (un de tes services, ou toute l’organisation), filtre par Genre (procédure, règlement, guide, note de service, autre) ou cherche un titre. La liste est bornée : elle indique combien de documents sont affichés, et Afficher plus charge la suite.
Un document marqué À lire demande une confirmation de lecture : ouvre-le et clique sur J’ai lu ce document. Quand il est modifié, une nouvelle version paraît et la confirmation est redemandée à tout le monde.
document-readÉcrire un document
Section intitulée « Écrire un document »- Clique sur Nouveau document.
- Choisis le Genre et donne un Titre.
- Écris le Contenu. La barre d’outils met en gras, en italique, crée un titre, une
liste ou un lien. Le texte n’est jamais du HTML :
#pour un titre,-pour une liste,**gras**,*italique*. L’aperçu montre le rendu en direct. - Coche, si besoin, les Grades qui le voient (aucun coché : tout le service).
- Active Demander une confirmation de lecture si chacun doit le lire.
- Clique sur Enregistrer.
document-editorVersions, lecteurs, archives
Section intitulée « Versions, lecteurs, archives »Chaque modification du titre, du genre ou du texte crée une version (avec un motif facultatif). Historique liste les versions, les plus récentes d’abord ; chacune se relit telle qu’elle était. Lecteurs montre qui a confirmé la version courante et quand.
Archiver se fait en maintenant le bouton (aucune fenêtre de confirmation). Un document archivé disparaît de la liste ; le bouton Archivés les montre, et Restaurer le remet en place.
Les modèles
Section intitulée « Les modèles »L’onglet Modèles liste les modèles du service courant : catégorie, objets depuis lesquels on les émet, nombre de champs, préfixe de numérotation, secret médical.
document-templatesInstaller les modèles de départ ajoute ceux du type de ton service, dans la langue de ton organisation (rien n’est jamais doublé) :
| Service | Modèles de départ |
|---|---|
| Médical | Certificat médical (ITT), certificat d’aptitude, ordonnance, avis de décès, refus de soins |
| Police | Convocation, procès-verbal d’audition, procès-verbal de saisie, attestation |
| Justice | Citation à comparaître, attestation de présence à l’audience, attestation |
Ce sont ensuite tes modèles : modifie-les librement, ou crée les tiens avec Nouveau modèle.
Créer un modèle
Section intitulée « Créer un modèle »- Donne un Nom, une Catégorie et, si tu veux, une Description.
- Coche les Objets depuis lesquels on l’émet : fiche citoyen, passage médical, dossier d’infraction, rapport d’opération, affaire judiciaire.
- Règle le Préfixe de numérotation (
CM,PV-LSPD…) : les numéros suivent la formeCM-2026-0001, un compteur par préfixe et par année dans le fuseau de ton organisation. - Active le Secret médical pour un document médical (voir plus bas).
- Ajoute les Champs à remplir au moment d’émettre : texte court ou long, nombre, montant, date, date et heure, case à cocher, liste de choix.
- Écris le Texte du document. Clique sur une variable pour l’insérer : elle sera remplacée
à l’émission. Chaque champ a aussi sa variable,
{{field.<clé>}}. - Vérifie l’aperçu avec des valeurs d’exemple, puis Enregistrer.
document-template-editorLes variables disponibles dépendent des objets cochés :
| Source | Variables |
|---|---|
| Organisation, service | nom, sigle |
| Émetteur | nom, grade, matricule |
| Document | numéro, date, date et heure, titre |
| Citoyen | nom complet, prénom, nom, date de naissance, genre, téléphone |
| Passage médical | numéro, date, motif, gravité, blessures, actes, montant des soins |
| Dossier d’infraction | numéro, date des faits, type, infractions, total des amendes et des peines, statut |
| Rapport | numéro, titre, date, statut |
| Affaire | numéro, intitulé, statut, verdict, prévenus |
Une variable inconnue est signalée et empêche l’enregistrement. Une valeur absente à l’émission s’écrit « — ».
Émettre un document
Section intitulée « Émettre un document »On émet depuis la fiche de l’objet : l’onglet Documents et preuves d’un citoyen, ou la section Documents émis d’un passage médical, d’un dossier d’infraction, d’un rapport ou d’une affaire.
- Clique sur Émettre un document.
- Choisis le Modèle (ceux de tes services qui s’émettent depuis cet objet).
- Remplis les champs : les obligatoires sont vérifiés comme dans tout formulaire du MDT.
- Relis l’Aperçu du document : c’est exactement le texte qui sera figé.
- Clique sur Émettre et signer.
document-issueLe document reçoit son numéro, ta signature (nom, grade, matricule, date) et un code de vérification. Il ne se modifie plus jamais, même si le modèle change ensuite.
document-issuedAnnuler un document
Section intitulée « Annuler un document »Un document émis ne se supprime pas : il s’annule, avec un motif obligatoire. Il reste lisible, marqué Annulé (filigrane sur l’export), et la vérification par code l’indique. L’émetteur annule les siens ; « Annuler un document émis » permet d’annuler ceux des autres.
Le registre
Section intitulée « Le registre »L’onglet Documents émis liste les documents du service (avec « Voir les documents émis du service »), ou seulement les tiens. La recherche trouve un numéro, un titre ou un nom.
documents-issuedVérifier un document
Section intitulée « Vérifier un document »Au bas de chaque document émis (écran, PDF, image, objet en jeu) figure son code de
vérification, par exemple GUSF-JBRF-WHEU. L’onglet Vérifier le contrôle, depuis
n’importe quel service qui a « Vérifier un document » :
- Document authentique et valide, ou authentique, mais annulé (avec le motif) ;
- le numéro, le modèle, la personne concernée, le service, l’émetteur et la date ;
- le contenu, s’il n’est pas couvert par le secret médical.
document-verifyLe code s’écrit en majuscules ou en minuscules, avec ou sans tirets.
Secret médical
Section intitulée « Secret médical »Un modèle Secret médical (et tout document émis depuis un passage médical) n’est lisible qu’avec « Voir les dossiers médicaux ». Ailleurs :
- il n’apparaît pas dans les listes (la fiche indique combien de documents sont réservés à un autre service) ;
- la vérification par code confirme qu’il existe et s’il est valide, sans montrer son contenu ;
- le journal d’audit ne garde jamais le texte d’un document émis, seulement son modèle, son numéro et l’objet concerné.
Qui peut faire quoi
Section intitulée « Qui peut faire quoi »| Permission | Ce qu’elle permet | Par défaut |
|---|---|---|
| Lire la bibliothèque | Les documents du service (selon les grades qui les voient) | tous les grades |
| Rédiger la bibliothèque | Créer et modifier les documents du service | encadrement et plus |
| Voir qui a lu | Les lecteurs et confirmations de lecture | encadrement et plus |
| Archiver un document | Archiver ou restaurer un document de la bibliothèque | commandement |
| Gérer les modèles | Créer, modifier, archiver les modèles ; installer ceux de départ | commandement |
| Émettre un document | Remplir un modèle depuis une fiche et le signer | membres et plus |
| Voir les documents émis du service | Le registre de tout le service | encadrement et plus |
| Annuler un document émis | Annuler celui d’un autre (chacun annule les siens) | encadrement et plus |
| Vérifier un document | Contrôler un code, même d’un autre service | tous les grades |
| Imprimer en jeu (jeu) | Voir Impression en jeu | tous les grades |
| Régler les documents | L’impression en jeu du service | commandement |
La bibliothèque de toute l’organisation est rédigée par les administrateurs.